WEFIND IT:n TIETOSUOJASELOSTE
Wefind IT, it-alan henkilöstöpalvelun tietosuojaseloste ja henkilötietojen käsittely

Vuokratyöntekijöiden yksityisyys ja tietosuoja Wefind IT henkilöstöpalveluyrityksessä ovat tärkeitä suojaamisen ja turvallisessa paikassa säilyttämisen kannalta. Sitoudumme suojaamaan kerättävien henkilöiden tietojen yksityisyyttä. Kehitämme jatkuvasti tietosuojan, että tietoturvan osalta toimintaamme ja teemme kaikki tarvittavat toimenpiteet niiden oikeanlaisesta säilyttämisestä.
Tietosuojasta sekä henkilötietojen käsittelystä kerromme internetsivuillamme sekä tarvittaessa toimitamme tiedot pyynnöstä rekisteröidylle. Olemme määritelleet tarkoin henkilötietojen käsittelyn Wefind IT – yrityksessämme ja koostaneet asiakirjoja henkilötietojen käsittelyyn, tietosuojaan ja tietoturvaan liittyen.

Asiakirja on kolmiosainen:
– Sisäinen seloste (mm määrittelyt, ohjeistukset, tietoturvakuvaukset)
– Julkinen seloste (internetsivuilla julkaistava materiaali)
– Sopimusliitteet (henkilötietojen käsittelyyn liittyvien sopimusten tietosuojaliitteet)
Tietosuojaselostetta päivitämme tarvittaessa ja julkiseen selosteeseen tehtävistä muutoksista ilmoitamme internetsivuillamme. Muutospäivämäärä on aina mainittu.
Henkilötietoja kerätään erilaisiin tarkoituksiin ja erityyppisiä tietosisältöjä käsitellään erilaisten käyttötarkoitusten mukaisesti. Tässä selosteessa kuvaamme tarkemmin Wefind IT: n työntekijärekisterin tiedot sekä käyttötarkoitukset.

Rekisterin pitäjä
Rekisterinpitäjänä työntekijärekisterissä toimii Wefind IT, Find Group Oy (3010059-8). Yhteystiedot löytyvät internetsivuiltamme ja tietosuoja-asioissa meidät tavoittaa osoitteesta info@wefindit.fi

Henkilötietojen käsittelyprosessi
Henkilötietojen käsittely työntekijöidemme osalta tapahtuu alla olevan tiedon mukaisesti. Määrittelemme millaisia tietoja keräämme ja tallennamme. Kaikki tarpeeton henkilötietojen osalta ei käsitellä tai säilytetä ja kaikki tarpeettomat tiedot poistetaan. Kun määritellään henkilötietojen säilytysaikoja, on huomioitu muu lainsäädäntö ja sellaiset tekijät, jotka vaikuttavat säilytysvelvollisuuteen henkilötietoja koskien.
Henkilötietoja käsittelevät vain sellaiset henkilöt yrityksessämme, joiden työkuva vaatii näiden tietojen käsittelyä. Henkilötietojen käsittelyä järjestelmissä on rajattu ja niihin pääsee käsiksi henkilöt, joiden työkuvaan kuuluu niitä käsitellä. Tällaisissa tilanteissa käytössä on ainoastaan kulloinkin tarvittava henkilötieto.

Henkilötietojen käsittelyprosessissa toimitaan seuraavien periaatteiden mukaisesti, joita ovat lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys, käyttötarkoitussidonnaisuus, tietojen minimointi ja täsmällisyys sekä luottamuksellisuus. Periaatteet on otettu huomioon käytännön tasolla, jokapäiväisessä toiminnassamme ja olemme kouluttaneet henkilöt, jotka pääsevät käsiksi näihin henkilötietoihin toimimaan periaatteiden mukaisesti.

Työntekijöiden henkilötietoja käsitellään sopimussuhteen mukaisesti tai oikeudellisten velvoitteiden toteuttamiseksi.

Henkilötietojen luovutus
Henkilötietoja käsitellään Wefind IT:n ulkopuolella vain sellaisten yhteistyötahojen tai asiakkaiden toimesta, joiden kanssa on solmittu sopimussuhde. Sopimuksissa on erikseen huomioitu tietosuoja ja henkilötietojen käsittely.

Henkilötietoja työntekijöiden osalta ei luovuteta eteenpäin, muutoin kuin lain vaatimusten mukaisesti, tai tilanteissa, joissa tietojen luovuttaminen on pakollista työntekijän etujen ja oikeuksien toteuttamista varten.

Tietoja siirretään tässä tapauksessa poikkeuksellisesti Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, sillä siirtämiseen on välitön tarve palvelun toteuttamisen vuoksi. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla ja varmistaa korkean tietosuojatason myös sopimuksin. 

Tietosuojaosaaminen
Henkilökuntaamme koulutetaan säännöllisesti tietosuojan ja henkilötietojen käsittelyn osalta. Seuraamme aktiivisesti alan tietosuojakäytänteitä ja huolehdimme henkilökunnan tietosuojaosaamisen tasosta. Osaamisessa huomioidaan kunkin henkilön rooli ja mikäli toimenkuvaan kuuluu merkittävissä määrin henkilötietojen käsittely, osaamisen on oltava korkealla tasolla.

Toimintamallit
Olemme analysoineet henkilötietojen käsittelyssä käytettäviä toimintamalleja niin, että ne vastaavat tietosuojalainsäädännön vaatimuksia. Prosessien lisäksi olemme kiinnittäneet huomiota teknisiin ratkaisuihin sekä tietosuojan että tietoturvan osalta. Olemme auditoineet tietoturvatoimintaamme sekä toimintamallien että teknisten ratkaisujen osalta. Havaitut kehityskohteet huomioidaan ja niitä pyritään parantamaan. Käytämme turvallisia teknologioita ja huomioimme tietoturvan myös hallinnoidessa laitteita.
Tietosuoja, tietoturva ja henkilötietojen käsittely huomioidaan alihankkijoiden, yhteistyötahojen sekä sopimuskumppaneidemme kanssa ja velvoitamme heidät kaikki täyttämään laatuvaatimuksemme.
Henkilötietojen käsittely on pääsääntöisesti digitaalista. Manuaalisten, henkilötietoja sisältävien, asiakirjojen käsittely turvataan, suojataan ja säilytetään tietosuojaohjeiden mukaisesti.

Rekisteröidyn henkilön oikeudet
Rekisteröity voi käyttää kaikkia tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan internet sivuillamme www.wefindit.fi olevan ohjeistuksen mukaisesti. Tietopyyntöihin reagoimme mahdollisimman pikaisesti ja jos jostain syystä emme pysty toteuttamaan pyyntöä kuukauden sisällä, ilmoitamme siitä välittömästi asianosaiselle.

Rekisteritietojen käyttötarkoitus
Työntekijän henkilötietoja käsitellään vain tarpeeseen ja käyttötapaukset on määritelty ennalta. Rekisterin tietoja käytetään:
– Yhteydenpitoon
– Työsuhteen hallintaan
– Palkan ja palkkioiden maksuun
– Rekrytointiin
– Lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen (mm. verotus, vakuutukset, Kela)
– Työterveyshuollon järjestämiseen
– Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen
– Tilastointiin

Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä käsitellään vain käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, joita ovat:

• etu- ja sukunimi
• yhteystiedot (kuten osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• asuinmaa ja kieli
• sukupuoli
• syntymäaika ja henkilötunnus
• työaikatiedot
• ammattiliittotieto
• pankkiyhteystiedot
• ammattiryhmä ja työtehtävät
• palkkatiedot
• vuosilomatiedot
• ansioluettelo ja työnhakuun muut työntekijän itsensä antamat lisätiedot
• työsuhteen alkamis- ja päättymisajankohta
• työsuhteen luonne (kuten määräaikaisuus, osa-aikaisuus, jatkuva)
• verotus, työterveys- ja vakuutustiedot
• edellisten, yksilöityjen tietojen muutos/tiedot

Henkilötietojen rekisteröinti
Henkilötietoja kerätään rekisteriin työntekijältä itseltään työsuhteen ja rekrytointisuhteen aikana. Luettelo tiedoista kertyy järjestelmistä tietojen päivitysten yhteydessä.
Henkilötietojen paikkaansa pitävyyttä voidaan tarkistaa ajoittain työntekijältä itseltään.

Henkilötietojen suojaus
Henkilötietoja sisältävät tietokannat on suojattu teknisin keinoin, kuten palomuurein ja salasanoin. Säilytys tapahtuu lukitussa tilassa ja tilaan pääsy on rajoitettua. Myös manuaaliset arkistot ovat lukitussa tilassa, johon pääsy on rajoitettu.
Henkilötietoja suojataan seuraavin keinoin:

• Tekniset ratkaisut ja manuaaliset/ automaattiset päivitykset
• Virustorjunta (päivitetään ajan tasalle)
• Palomuuri (päivitetään jatkuvasti)

Lisätietoja
Wefind IT: ssa tietosuojatoiminta on organisoitua ja tietosuojavastaavan lisäksi tietosuojasta huolehtii erikseen nimetyt henkilöt. Henkilötietojen käsittelyyn liittyen autamme aina mielellämme. Ajantasaiset yhteystiedot ovat saatavilla internetsivuillamme www.wefindit.fi. Tietosuojamateriaalia päivitetään useasti sivuillamme. Esittäkää rohkeasti meille kysymys, jos huomaatte joitain seikkojen tästä tietosuojaselosteesta puuttuvan. Vastaamme mielellään!